隨著科技的發展，企業間競爭的加劇，企業規模越來越狀大，人員越來越多，企業辦公成本也為之上漲。據統計，在絕大多數的辦公環境中，文本列印的成本占到了行政開支成本的15%，如果不對終端用戶使用印表機進行控制，這一數位還將繼續上升。

　　在網路列印環境中，印表機的硬體利用率得以大大提高，很大程度上節約了列印輸出的成本。但無論是網路作業系統，還是一般的網路管理軟體，都不能提供全面的列印作業跟蹤及控制功能（如：每個人的列印量、每台印表機的紙張消耗及碳粉用量等），因此浪費列印資源的可能性仍然存在。

　　在絕大多數的企業中，由於無法分別跟蹤多個人或多個部門共用使用列印資源，使得個別部門或個別人的浪費行為影響到整個企業，不僅嚴重影響了企業資源的有效利用，而且還助長了不負責任的浪費風氣盛行。更令人擔心的是，目前雖然大多數企業都已經認識到確實有浪費的情況發生，卻既沒有辦法統計到準確的數量，又沒有辦法控制和避免其發生。

　　Macro 4 企業的資訊後勤部長Michael Brand 說：“多餘的列印不僅僅是一種環境問題。一張打印紙的成本是紙張本身的5∼10 倍。” IDC 最近公佈的一份白頁報告顯示，列印管理能夠最多提高30% 的效率。IDC 還表示，真正的輸出管理可以提供極大的成本節約，這家公司同時建議，利用更加有效率的部署，企業能夠提高40%的效率。Kyocera Mita 的Rawling Church 認為，管理列印內容，同時相應改變用戶的列印習慣可以極大的節約成本。

　　“越來越多的公司正在將注意力放在資料保護和規範上，但他們對辦公室日常的紙張列印不太重視。”OKI公司的服務與方案部門的主任David Wilson 說：“列印成本是最後一個成本堡壘，這是因為，許多企業不瞭解自己用於列印的費用究竟是多少。”因此，毫無節制的列印時代將很快成為過去。

　　現代企業技術含量越來越高，企業間的競爭也越來越激烈，那麼技術的保密性要求也越來越高，對於移動存貯器，Email等的管理也越來越完善，但是對於列印文檔卻無法管理，導制機密文檔外泄，給企業造成巨大損失。——於是節約辦公成本，細化列印管理開始受到了現代企業的重視。

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